Meer resultaat uit trainen, hoe doe je dat?

Hoe vergroot je het effect van een training? Dit is een vraag die veel trainers bezig zal houden (dat hoop ik tenminste). Meestal wordt dan gezocht in werkvormen en daarin is ook best wat te winnen. Toch zit de grootste winst volgens mij niet in de training zelf. Ik wil in dit artikel een aantal 'versnellers' toelichten die ik de afgelopen jaren heb ontwikkeld. Maar eerst het 'klaag-stukje': de probleemstelling.

Probleemstelling

Waar 20 jaar geleden een MT nog gemakkelijk een week aaneengesloten naar 'een hutje op de hei' gehaald kon worden voor een training, is anno nu een tweedaagse training voor de meeste teams het max haalbare. Ik anticipeer er daarom op dat we vrijwel uitsluitend naar ééndaagse trainingen toe gaan. Daarnaast wordt de '100% aandacht' die voor een goed leerproces noodzakelijk is steeds moeilijker door afleiding via social media en het hele mobiele kantoor in de smartphone. Kortom: Een klant verwacht 'echte gedragsverandering' van een training, maar die training mag steeds minder tijd kosten en in de tijd die er is wordt vaak inefficiënt geleerd door afleidingen.
Okee, genoeg geklaagd, tijd om in oplossingen te gaan denken.

Oplossingen

Gelukkig zijn er ook veel zaken ten positieve veranderd. De psychologie - en dan met name de ontwikkelingspsychologie, de positieve psychologie en de neuro psychologie - heeft de afgelopen 20 jaar veel nieuwe inzichten voortgebracht die ons kunnen helpen trainingen effectiever en korter te maken. En dan zijn er natuurlijk de technologische ontwikkelingen die we volgens mij nog veel meer kunnen benutten.
Ik zie drie oplossingsgebieden:

  1. De opbouw van de training zelf.
  2. De trainingsomgeving en trainingslocatie.
  3. De transfer naar - en borging van het getrainde in de praktijk.

Opbouw van de training

Over werkvormen ga ik het niet hebben, die waren 20 jaar geleden ook al prima en bovendien heeft iedere trainer hierover zijn of haar eigen gedachten.
Over de doorloop wil ik wel wat zeggen. Als we het maximale uit een trainingsdag willen halen - hier als-het-ware een snelkookpan van willen maken - dan is het belangrijk om ieder seconde te benutten zonder de deelnemer dit als druk te laten ervaren. Deze doorlopende lijn is niet alleen belangrijk om de tijd goed te gebruiken, het verbetert ook het leerrendement. Iedere onderbreking van het leerproces door een pauze of een overgang tussen onderdelen (waarin dan ook weer de mobiel wordt geraadpleegd en de aandacht volledig naar andere zaken gaat) zorgt ervoor dat het leerproces pas zo'n 20 minuten na hervatting weer op volle gang is. Leren is natuurlijk niet zomaar kennis of vaardigheden stampen, het is een cyclische doorloop van het gehele leerproces en hier zal het programma in moeten voorzien. Als dat op de juiste manier gebeurd wordt er ook geen druk ervaren. Zorg daarom dat:

  1. de deelnemers bij binnenkomst direct aangesloten en 'in het hier en nu' zijn,
  2. ieder moment op de dag een functioneel doel in het programma heeft (geen pauzes),
  3. ieder programmaonderdeel minimaal een half uur en maximaal een uur duurt,
  4. werkvormen elkaar afwisselen waarbij je rekening houdt met het gemiddelde bioritme,
  5. de verschillende programmaonderdelen nadrukkelijk gemarkeerd zijn door fysieke aanpassingen (verschillende ruimtes, licht, muziek, e.d.),
  6. het programma vlot doorloopt en er geen logistieke vertragingen zijn zoals loopafstanden of het opdienen van eten.

Zoals eerder gezegd, in mijn programma's heeft ieder moment een duidelijk leerdoel. Toch worden de programma's niet als zwaar ervaren. Integendeel. Kort geleden gaf ik een lange dag (12 uur) training aan een groep van 30 wetenschappers (natuurkundigen). Na afloop van de training kwam een deelnemer naar me toe om me te bedanken. Hij vertelde dat hij na 'dit soort trainingen' altijd hoofdpijn had vanwege de drukte van zo'n dag maar dat hij zich dit keer kiplekker voelde. Hij had van de training genoten. Toen ik hem vertelde dat hij toch al 12 uur geen pauze had gehad reageerde hij verbaasd, maar na even teruggeblikt te hebben moest hij dit beamen. Dit voorbeeld illustreert precies waar het bij programmaontwerp om gaat. Het optimaliseren van het programma levert een rendementswinst op van 50 - 100% ten opzichte van klassieke programma's.

Trainingsomgeving en trainingslocatie

De afgelopen jaren heb ik veel geïnvesteerd in de ontwikkeling van een campus waarin super effectief getraind kan worden. Er spelen dan heel veel factoren een rol, zoals de logistiek om alle werkvormen soepel op elkaar aan te laten sluiten, de flexibiliteit om op ieder moment het programma aan te passen en de sfeer waarin enerzijds de deelnemers zich prettig voelt en en die anderzijds ook aangepast kan worden aan de verschillende werkvormen. Een paar zaken om op te letten:

  1. Train in een groene omgeving met uitzicht en dieren. Uit onderzoek weten we dat een groene omgeving een beter leerrendement oplevert, maar bossen zijn ook weer niet optimaal. Uitzicht verlaagd namelijk het stressniveau en dat wordt nog beter als er dieren in dat uitzicht lopen. Uitzicht over een afwisselend landschap met koeien, schapen of paarden is ideaal.
  2. Train in een veilige omgeving. In een training daag je mensen uit om uit hun comfortzone te komen. Dat geldt nadrukkelijk alleen voor het onderwerp van de training. Alle spanning en druk die niet direct bijdraagt aan het trainingsdoel werkt het leren tegen. De ruimte moet daarom veilig en laagdrempelig zijn. Bij voorkeur zijn er geen andere groepen en zeker geen 'pottekijkers'.
  3. Maak gebruik van plaatsassociatie. Net zoals we herinneringen koppelen aan bepaalde muziek, koppelen we ook gevoel aan bepaalde ruimten: plaatsassociatie. Door bepaalde werkvormen te koppelen aan een ruimte (en die daar dan ook op in te richten) versnel je de overgang naar die werkvorm. Voorbeeld: op onze campus hebben we een aparte ruimte voor reflectie en dialoog. Als de deelnemers daar binnenstappen - nog opgewonden van een activiteit of discussie - komt de rust direct over de groep en ontspint zich snel een een echte dialoog.
  4. Pas je trainingsruimte fysiek aan op iedere werkvorm. Ideaal zijn verschillende ruimtes voor verschillende werkvormen maar als dat niet mogelijk is pas dan de ruimte fysiek aan aan de werkvormen. Verander bijvoorbeeld de kijkrichting van de deelnemers en de plaats van de deelnemers. Werk bijvoorbeeld met kamerschermen en plantenbakken die je kan verplaatsen. Kortom, zorg dat bij verandering van werkvorm ook een fysieke verandering van de ruimte is waardoor deelnemers zich sneller omschakelen en waardoor de sfeer de werkvorm ondersteund.
  5. Maak gebruik van 'buitenzalen'. Behalve de ruimte die je binnen ter beschikking hebt is het handig om ook buiten 'virtuele zalen' in te richten waarvoor dan hetzelfde geldt als hierboven genoemd. Hierdoor kan je vlot wisselen van binnen naar buiten wat je helpt om het energieniveau van de groep hoog te houden.
  6. Maak gebruik van licht, kleur en muziek. Met de kleur en intensiteit van licht kan het bioritme ondersteund worden en kunnen werkvormen ondersteund worden. Begin de dag bij voorkeur met helder wit licht (daglicht) en eindig met warm licht van een lagere intensiteit. Emoties krijgen meer ruimte bij feller licht, verstandige besluitvorming is geholpen met juist wat minder licht. Muziek is wel erg persoonlijk, maar toch bijzonder functioneel om stemmingen te beïnvloeden.

Natuurlijk valt hier nog veel meer over te zeggen maar ik denk dat bovengenoemde punten je gaan helpen om vanuit de trainingsomgeving een flinke boost aan je training te geven. Ik ben nu zo'n 15 jaar bewust aan het experimenteren met omgevingsvariabelen en heb hier nu een speciale campus voor gebouwd. Maar voorheen moest ik het ook doen met standaard zaaltjes in hotels en congrescentra. Dan nam ik zelf een aanhanger mee met kamerschermen, gordijnen en poefjes en sleepte ik vervolgens de bank en plantenbakken uit de lounge van het hotel naar de zaal. Dit vergde wel veel voorbereiding maar het is zeker de moeite waard. Het effect op je training is enorm!

Transfer en borging

De Achillespees van iedere training is de agenda van de deelnemers. Hoe enthousiast de deelnemers ook zijn, eenmaal terug in de praktijk gaat veel verloren in de waan van de dag. Maar het is niet alleen de waan van de dag, ook ons gewoontegedrag, ingesleten patronen, angsten en overtuigingen spelen ons parten. Bij iedere training is dit een serieus probleem en des te meer bij korte krachtige trainingen. Nieuw aangeleerde vaardigheden hebben immers nog geen tijd gehad om in te slijten. Voor een goede transfer en borging moet er dus iets gebeuren in de dagelijkse praktijk. En hier komt de smartphone en alle moderne technologie om de hoek kijken.
Eigenlijk is het vreemd dat er - voor zover ik heb kunnen vinden - nog niets is wat dit probleem effectief oplost want er gaan gigantische bedragen mee gemoeid. Zeker de helft van het volledige trainingsbudget zou bespaard kunnen worden als de transfer en borging verbeterd wordt. Natuurlijk kom je wel dingetjes tegen - zoals een brief of mail aan jezelf schrijven, een pop maken, wat symbolen plaatsen in je werkomgeving - maar echt effectief is het allemaal niet. Google en Apple werken wel hard aan technieken die gebruikers helpen hun gedrag mbt gezondheid te veranderen. Daarbij wordt dan slim gebruik gemaakt van de verschillende sensoren in onze telefoon en smartwatch. Waarom ook niet op deze manier kijken naar gedragsverandering op de werkvloer?
Voor mij is dit een lopend project. Net als met de campus ben ik al jaren aan het experimenteren met bestaande apps die hierbij kunnen helpen. Het beste resultaat had ik met 'to-do-apps' die een reminder stuurde op basis van een trigger, bijvoorbeeld als ik op een bepaalde lokatie aankwam. Maar de mogelijkheden waren alles bij elkaar erg beperkt. Daarom ook hier een eigen project gestart. In plaats van een POP werken mijn deelnemers met een ALP (Active Learning Planner) die gekoppeld is aan een 'zelf-coach' app. Deze coacht je via je favoriete social media op het behalen van je doelen.
De 'zelf-coach-app' wordt op dit moment door ca. 25 personen in de praktijk gebruikt. Het draagt nu al - in deze ontwikkelfase - behoorlijk bij aan de transfer en borging. Maar het kan nog veel beter, daarvoor is meer ontwikkeling nodig.
Stel je voor als je zelf-coach kan gaan reageren op triggers als stress, specifiek gedrag, vermoeidheid of irrationele gedachten, en je dan kan helpen bewust te doen wat je voor die situatie geleerd hebt... de mogelijkheden die de technologische ontwikkelingen ons hierbij bieden - mits verstandig en ethisch verantwoord ingezet - zijn eindeloos. Niet alleen voor trainers overigens, ook het resultaat van therapie kan hiermee flink vergroot worden.

Conclusie

Met de aanpassingen zoals hierboven beschreven - ook al is de app dan nog lang niet volmaakt - is het echt mogelijk een antwoord te geven op de probleemstelling. Mijn ervaring is dat met eendaagse trainingen van 10 tot 12 uur, aangevuld met de app en soms wat online training, hetzelfde effect bereikt kan worden als waarvoor in de klassieke opzet zo'n 4 a 5 dagen nodig waren. Dat lijkt me goed nieuws :-)